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Qué debo pedirle a mi pms.

Comencemos por el principio, ¿qué es un PMS? Las siglas en inglés significan Property Management System y traducido al español sería Sistema de Gestión de Propiedades. Un PMS es un software de gestión para establecimientos turísticos, con el se pueden realizar todo tipo de las tareas diarias que demanda un establecimiento turístico, desde hacer un checkin hasta realizar una factura.

¿Cuáles serían las características más importantes que debe poseer mi PMS? Esta pregunta dependerá mucho de si se la hacemos a un pequeño hotel o a una cadena hotelera, a un particular con un apartamento turístico o a una empresa de gestión de apartamentos, pero lo que está claro, es que todos nos encontramos con las trabas de nuestro sistema día a día, sea cual sea.

Elegir un PMS no es tarea fácil, ya que debemos tener en cuenta infinidad de factores relevantes para nuestro establecimiento (es importante tener conocimientos de las necesidades que nos surgen a diario).


Dicho todo esto, comencemos a enumerar las características más significativas que necesitamos de un PMS para poder trabajar de la mejor forma posible cada día.

  • Sistema en la nube: gracias a esto podremos conectarnos desde cualquier parte y dispositivo.
  • Conexión con Channel Manager: es importante tener todos nuestros canales conectados para ahorrar tiempo y no incurrir en errores.
  • Conexión con mi motor de reservas para poder realizar venta directa de forma fácil y sencilla.
  • Plantillas de e-mails totalmente personalizables.
  • Envío de e-mails automáticos: una vez configuradas las plantillas ahorraremos mucho tiempo si nuestro sistema nos permite configurar los días que mandaremos cada una de ellas. De esta forma, se enviarán de automáticamente a los clientes los días que nosotros hayamos configurado con anterioridad.
  • Checkin online: tener la posibilidad de que cuando nuestro cliente llegue al destino ya se haya realizado todo el registro de datos siempre será un plus para nuestro establecimiento.
  • Envío del fichero de policía automático: cuantas más tareas tengamos automatizadas más tiempo podremos dedicarle a la calidad del establecimiento, gestión de precios, etc.
  • Conexión con cerraduras electrónicas.
  • Cobros con tal solo un clic: gracias a la automatización del sistema de cobros que volcará las tarjetas del cliente directamente en el PMS, se realizará la verificación de la tarjeta y el cobro podrá realizarse con tan solo un clic.
  • Facturación: este es un apartado amplio y cada establecimiento tendrá unas necesidades particulares. No obstante, es importante tener la posibilidad de poder facturar tanto habitaciones como servicios fuera de esta, poder enviarles las facturas a los clientes con sus datos o los de su empresa con tan solo un clic, poder enviar los cargos a otra habitación para facturar posteriormente o inclusos facturar en dos veces separando dichos cargos.
  • Rack de habitaciones para visualizar de un vistazo la situación de cada una de estas.
  • Calendario de precio en el que poder modificar estos de forma fácil y sencilla según las necesidades de nuestro establecimiento.
  • Dashboards de los Kpi´s más relevantes en el sector que nos ayudarán en las decisiones estratégicas y en la consecución de objetivos

Estas serían algunas de las características más importantes que necesitamos a diario de un PMS pero, dependiendo del establecimiento, habrá alguna otra que sea importante o alguna de las anteriores que quizá no lo sea, por todo esto, es importante que detrás de nuestro software se encuentre una plataforma totalmente completa, con asesoramiento continuo y mejoras continuas que nos de soporte cuando lo necesitemos.

Por Fátima Rivas.

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