Con la llegada de 2025, los hoteles en España deben prepararse para adaptarse a la nueva normativa de facturación electrónica, un cambio que transformará por completo la gestión fiscal y administrativa de los establecimientos turísticos. El sistema Verifactu, desarrollado por la Agencia Tributaria (AEAT), se convertirá en una herramienta clave para garantizar la transparencia y trazabilidad en las operaciones comerciales. En este post, te explicamos en detalle qué implica esta normativa, cómo se integra el software HotelManager con Verifactu y las ventajas que ofrece para cumplir con la ley y mejorar la productividad de tu hotel.

¿Qué es Verifactu y cómo afecta a los hoteles?

Verifactu es el nuevo sistema obligatorio de facturación electrónica que entrará en vigor para pymes y autónomos en julio de 2025. Es una plataforma diseñada por la Agencia Tributaria para registrar y validar en tiempo real todas las facturas emitidas por las empresas, asegurando su inalterabilidad y trazabilidad. Esta medida se enmarca dentro de la Ley 11/2021 de medidas de prevención del fraude fiscal y tiene como objetivo principal combatir la evasión fiscal, modernizar los procesos administrativos y alinear a España con los estándares europeos en materia de transparencia fiscal.

Características principales de Verifactu:

1. Facturación electrónica obligatoria: Todas las facturas deben emitirse y registrarse en formato digital.
2. Registro inmediato: Las facturas se envían en tiempo real a la AEAT.
3. Inalterabilidad de las facturas: Cada factura cuenta con un código único de identificación y un QR verificable.
4. Control total: Permite a Hacienda monitorizar todas las transacciones comerciales para garantizar la transparencia.
5. Multas por incumplimiento: No adaptarse a la normativa podría conllevar sanciones significativas.

Para los hoteles, esta normativa no solo implica un cambio en cómo se emiten y gestionan las facturas, sino también una oportunidad para digitalizar y optimizar sus procesos administrativos.

¿Cómo ayuda HotelManager a cumplir con la normativa Verifactu?

HotelManager, como software de gestión hotelera integral (PMS), está totalmente preparado para facilitar a los hoteles el cumplimiento de esta nueva normativa. Gracias a su reciente integración con Verifactu, el software permite a los establecimientos turísticos automatizar todo el proceso de facturación electrónica, asegurando que cada factura cumpla con los requisitos establecidos por la AEAT.

Integración clave:

1. Generación automática de facturas:
   • HotelManager genera facturas electrónicas en formatos homologados como Facturae o XML, asegurando que cumplen con los estándares de Verifactu.
2. Enlace directo con la AEAT:
   • Las facturas se envían automáticamente a la plataforma Verifactu en tiempo real, eliminando errores manuales y garantizando un registro inmediato.
3. Código QR verificable:
   • Cada factura incluye un código QR que permite al cliente y a la AEAT verificar su autenticidad y trazabilidad.
4. Historial de facturas:
   • El sistema almacena todas las facturas emitidas en un registro digital accesible en cualquier momento, facilitando la gestión documental y auditorías.

Ventajas del uso de HotelManager para cumplir con Verifactu

Adaptarse a la nueva normativa de facturación electrónica puede parecer un reto, pero con HotelManager, no solo cumplirás con la ley, sino que también transformarás la gestión diaria de tu hotel. Estas son algunas de las principales ventajas:

1. Cumplimiento legal garantizado

Con HotelManager, te aseguras de que todas tus facturas cumplen con los requisitos de Verifactu desde el primer día. Esto reduce el riesgo de errores y sanciones, ofreciéndote tranquilidad y confianza en tus operaciones.

2. Automatización de procesos

El software automatiza todo el flujo de facturación, desde la emisión hasta el registro, ahorrándote tiempo y recursos. Esto es especialmente útil en momentos de alta ocupación, cuando cada minuto cuenta.

3. Integración con otras funciones del PMS

HotelManager no solo es un sistema de facturación, sino también un PMS completo que integra la gestión de reservas, check-in, check-out y mucho más. Esto permite que todos los procesos de tu hotel estén conectados y sean más eficientes.

4. Mejora de la experiencia del cliente

La digitalización y automatización de procesos reduce el tiempo necesario para gestionar facturas y transacciones, permitiendo que el personal se enfoque en ofrecer un mejor servicio al cliente.

5. Ahorro de costes

Al eliminar procesos manuales y reducir errores, HotelManager te ayuda a ahorrar costes operativos. Además, la digitalización reduce el uso de papel y materiales asociados.

6. Acceso a datos en tiempo real

Con el registro inmediato de facturas, tanto tú como la AEAT tendráis acceso a datos fiscales actualizados. Esto facilita la toma de decisiones estratégicas y mejora la transparencia financiera.

¿Por qué es crucial prepararse ahora?

Aunque la obligatoriedad de Verifactu para pymes y autónomos comienza en julio de 2025, es fundamental que los hoteles empiecen a prepararse desde ahora. Los beneficios de digitalizar y automatizar tus procesos no solo se limitan al cumplimiento de la normativa, sino que también impactan directamente en la eficiencia operativa y la satisfacción de tus clientes.

Pasos recomendados para adaptarte:

1. Evalúa tus sistemas actuales: Revisa si tu software de gestión es compatible con Verifactu.
2. Actualiza a un software homologado: HotelManager está preparado para ayudarte a cumplir con la normativa y optimizar la gestión de tu hotel.
3. Forma a tu equipo: Asegúrate de que tu personal esté capacitado para utilizar las nuevas herramientas y entender los cambios.
4. Realiza pruebas previas: Familiarízate con el proceso antes de que la normativa sea obligatoria.

Conclusión: Una oportunidad para transformar tu hotel

La implementación de Verifactu es mucho más que una obligación legal; es una oportunidad para modernizar la gestión de tu hotel y posicionarte como un establecimiento eficiente, transparente y comprometido con la innovación.

Con HotelManager, no solo cumplirás con la normativa, sino que también optimizarás tus procesos y mejorarás la experiencia de tus clientes. La clave está en adelantarse al cambio y aprovechar las ventajas que la digitalización puede ofrecer.

¿Estás listo para dar el salto? Contáctanos y descubre cómo podemos ayudarte a prepararte para la nueva era de la facturación electrónica.

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