Caso de éxito: uso del PMS HotelManager en el hotel HRC

Esta semana nos estrenamos con el formato entrevista centrada en un caso de éxito de instalación y rendimiento de nuestro software de gestión hotelera en el hotel HRC. Nos lo cuenta de primera mano David Pérez, gerente de este hotel madrileño.

HRC es un tres estrellas con 38 habitaciones situado en el distrito de La Latina, en pleno centro de Madrid.

 

HM: ¿Como manejabais las reservas antes de utilizar el PMS de HotelManager? 

DP: Antes de instalar el software de HotelManager, llevábamos varios años trabajando con otro PMS. La gestión de las reservas las realizabamos manualmente, es decir, introducíamos las reservas a mano en el PMS después de recibir los correos electrónicos de los distribuidores.

Como todo se llevaba manualmente, se cometían numerosos errores y se dedicaba mucho tiempo de trabajo del personal de recepción en poner a la venta nuestro inventario y cambiar precios en todos los portales con los que trabajábamos.

Tampoco realizábamos nuevas contrataciones con nuevos portales o distribuidores, pues al ser un hotel con 38 habitaciones, esto nos suponía una carga de trabajo muy grande de actualización de precios e introducción de reservas.

 

HM: ¿Qué ventajas le encontráis al software? 

DP: Sin lugar a dudas, la posibilidad de automatizar todos los procesos del PMS y el poder enviar a nuestros distribuidores toda nuestra oferta y precios con tan solo un clic.

Otra ventaja importante es la automatización de procesos dentro del PMS para la comunicación con el cliente vía mail en cualquier momento.

Además, el módulo de revenue nos permite crear diferentes reglas automáticas de subida/bajada de precios o cierre de fechas dependiendo del volumen de ocupación del hotel en cada momento.

También nos resultan muy útiles las integraciones que permite el PMS con la Comisaría de Policía para el envío de las Fichas de Policía, con el Instituto Nacional de Estadística para el envío de estadisticas, con programas de contabilidad, lector de documentos y checkin express.

 

HM: ¿En qué aspecto facilita el PMS la gestión diaria para el staff de tu hotel? 

DP: Por un lado, ahorro de tiempo en su trabajo y minimización de errores, debido a la automatización de los procesos de reserva.

Por otro, permite que todo el departamento participe en el desarrollo de estrategias de revenue para la fijación de precios dentro del PMS.

Además, nos permite conocer mejor al cliente y sus deseos antes de la llegada al hotel, gracias a la comunicación automatizada del PMS.

 

HM: ¿Cuál es la funcionalidad que os ha resultado más útil?

DP: La conectividad con los distribuidores y con nuestro motor de reservas de la web, por todo lo comentado anteriormente. Y, como no, el modulo de revenue para mejorar nuestro precio medio.

 

HM:  ¿En cuánto tiempo habéis notado que la inversión ha merecido la pena?

DP: Nos animó a contratar este PMS el hecho de no tener que realizar una inversión inicial, sino poder pagar una cuota mensual que nos compensa por la optimización del trabajo del personal y por los resultados obtenidos en mejora de precio medio y ocupación.

Además, la cuota actual es más baja que la que pagábamos al anterior proveedor.

 

HM: ¿Tenéis el PMS integrado con otro software? 

DP: Exacto, continuamente nos informan de integraciones posibles como por ejemplo con Char a nivel de tarificación teléfono, lector de documentos con Gestvi, programas de contabilidad como Contaplus, etc.

 

HM: ¿Habéis visto mejorar vuestro revenue? ¿Alguna cifra que respalde la respuesta?

DP: No solo hemos mejorado precios medios en la venta de nuestras habitaciones, sino que además hemos subido sustancialmente la ocupación, ya que hemos aumentado la contratación con Tour Operadores y Portales Online al tener automatizado todo.

En los últimos dos años que llevamos utilizando el PMS de HotelManager, hemos detectado una subida en el precio medio del 12 al 15% anual y en la ocupación entre el 17-20% anual.

Al aumentar la distribución en el hotel, el porcentaje de reservas a través de nuestra propia web está subiendo considerablemente y hemos bajado la dependencia directa del principal distribuidor, en este caso Booking.com.