10 preguntas que debe hacerse un hotelero a la hora de contratar un PMS

Incorporar un Programa de Gestión de Alojamientos Turísticos o PMS para simplificar la gestión de un hotel tiene muchas ventajas, pero decidirse entre las diferentes opciones de software ofrecidas en el mercado no es una labor sencilla.

Antes de tomar una decisión acerca de cuál es el mejor software de gestión para tu hotel, conviene hacerse al menos estas diez 10 preguntas:

1. ¿Qué tareas pueden automatizarse y gestionarse a través del PMS?

Las necesidades variarán dependiendo del tipo de alojamiento y del número de habitaciones. Las funciones básicas que incluyen casi todos los PMS son: registro de huéspedes, mantenimiento de inventarios, asignación de limpieza y facturación.

Pero las nuevas generaciones de sistemas de gestión hotelera incorporan muchas otras posibilidades, de modo que la estancia de un cliente puede gestionarse desde una sola ventana, desde el momento de la reserva hasta el momento del pago o check-out.

2. ¿El PMS es compatible con otro software usado por el hotel?

Si el hotel ya cuenta con otros programas como pueden ser software de gestión de alimentos y bebidas, TPV de restaurantes, programas de contabilidad, lector de documentos, centralitas telefónicas, software de accesos o llaves electrónicas, es importante que el PMS elegido soporte cualquier integración XML.

3 . ¿Cuenta el PMS con motor de reservas y channel manager?

Dos de las funcionalidades más útiles que ofrece un PMS tienen que ver con la integración total y bidireccional del motor de reservas y del channel manager, que posibilita la actualización de disponibilidad y precios de forma automática.

Cada vez que entra una reserva a través del channel manager o del motor de reservas, la disponibilidad se actualizará automáticamente en el PMS. Del mismo modo, si cambiamos tarifas o introducimos manualmente una reserva en el PMS, de forma automática se actualizará esa información en todos los canales conectados a través del channel manager y en el motor de reservas.

4. ¿Es el PMS lo suficientemente intuitivo?

La operativa diaria del PMS no debe ser un quebradero de cabeza, pues su principal objetivo  es precisamente mejorar la productividad y la eficiencia de los procesos en el hotel.

5. ¿Quién enseñará al staff del hotel a usar el software?

Es muy recomendable que el proveedor de PMS elegido incluya en la oferta un periodo de formación a empleados.

6. ¿Ofrece el proveedor soporte a cualquier hora del día?

Un hotel es como una ciudad que nunca duerme. Es por ello que nuestro sector necesita de proveedores que garanticen estar disponibles las 24 horas del día, 7 días a la semana. Y además, que ofrezcan soporte en nuestro idioma.

7. ¿Permite el PMS conexiones simultáneas desde varios puntos del hotel?

Normalmente el software puede instalarse en uno o varios ordenadores repartidos por el hotel, lo que permite trabajar en la nube, desde cualquier lugar, siempre que haya una conexión a Internet.

8. Si gestiono varios establecimientos, ¿todos podrán usar el mismo PMS?

El contrato con el proveedor de PMS debiera permitir que el software se instale en tantos ordenadores o puestos como queramos, en el mismo o en varios edificios. La idea es que el acceso simultáneo desde múltiples localizaciones sea posible y que todos los puntos estén sincronizados, pudiendo acceder a la misma información.

9. ¿Permite el PMS el acceso desde dispositivos móviles?

El acceso móvil permite que el staff del hotel (gobernanta, mantenimiento, recepcionistas, etc.) puedan acceder al sistema desde cualquier punto del hotel, desde teléfonos móviles o tablets. Además, podrá atender a los huéspedes fuera de la recepción u ofrecerle la opción de autocheckin desde tablets colocadas en el lobby, por ejemplo.

Por último, el director, gerente o propietario podrá consultar datos y estar al tanto de todo lo que sucede en el hotel aunque se encuentre fuera del mismo.

10. ¿ Puede generar el software informes de KPIs?

El establecimiento previo de indicadores clave de rendimiento (KPI) nos permite acceder a todos los datos recogidos por el software, filtrarlos, hacer búsquedas y generar informes y estadísticas a partir de las que podremos detectar ineficiencias o problemas a solventar, o sacar conclusiones acerca de los aspectos del negocio que están marchando bien y que merece la pena potenciar.